Văn phòng truyền thống là gì? Lợi ích và hạn chế của Văn phòng truyền thống đối với tổ chức ra sao? Những thắc mắc này sẽ được Thiên Nam Building giải thích kỹ hơn trong bài viết dưới đây. Nếu bạn quan tâm, đừng bỏ qua thông tin bài viết và cùng chia sẻ thêm với Thiên Nam Building bạn nhé!
Định nghĩa văn phòng truyền thống là gì?
Chưa có một văn bản nào quy định chính xác định nghĩa văn phòng truyền thống là gì? Tuy nhiên trong thị trường văn phòng cho thuê, Văn phòng truyền thống được hiểu là loại hình văn phòng được sở hữu và quản lý bởi một tổ chức (doanh nghiệp, công ty, nhóm).
Đây là mô hình văn phòng có tính chất cố định và độc lập cao. Tính truyền thống của mô hình này được thể hiện qua các thiết kế, trang thiết bị và nội thất phục vụ cho những nhu cầu cơ bản. Việc sở hữu cho mình một Không gian làm việc riêng tư bảo mật nhưng cũng kèm theo đó là sự phân chia rạch ròi giữa các khu vực.
Tính sáng tạo ở văn phòng hầu hết ít được nhận thấy, nếu có, chứng chỉ xuất hiện ở những tập đoàn lớn, mạnh về tài chính.văn phòng độc lập không chia sẻ với bất kì ai sẽ phù hợp với những doanh nghiệp vừa và lớn.
Trước kia văn phòng truyền thống được nhiều tổ chức lựa chọn và chiếm phần lớn trong thị phần cho thuê văn phòng. Thế nhưng với sự bùng nổ của các loại hình văn phòng hiện đại, văn phòng truyền thống hiện nay có “ít đất” hơn. Tuy nhiên, các Tập đoàn lớn trên thế giới vẫn ưu tiên mô hình văn phòng này hơn, cụ thể như: Samsung, Google, Apple. Tại văn phòng của mình, họ có phong cách thiết kế riêng, mang đậm dấu ấn cá nhân.
Đặc điểm của văn phòng truyền thống
Trên cơ sở định nghĩa văn phòng truyền thống là gì, đặc điểm của Văn phòng truyền thống được liệt kê như sau:
Thuộc sở hữu của một tổ chức (doanh nghiệp, công ty) và không chia sẻ cho bất kỳ tổ chức nào khác
Trụ sở, địa chỉ, thông tin liên hệ một cách cụ thể
Không gian được phân chia bằng những bức tường, vách ngăn, phòng kín trên cùng một diện tích mặt bằng cố định
Nhân viên làm việc theo giờ giấc quy định, chủ yếu là giờ hành chính
Nội thất, trang thiết bị hiện đại nhưng sử dụng ít hơn
Lợi ích và hạn chế của văn phòng truyền thống là gì?
3.1. Lợi ích
Mặc dù có giảm thị phần trên thị trường văn phòng cho thuê song vẫn có những lý do khiến văn phòng truyền thống trụ vững được tới nay.
Tính pháp lý ổn định: Các thủ tục đăng ký kinh doanh, hợp đồng của doanh nghiệp thuận lợi hơn nhờ có địa chỉ và thông tin liên lạc cụ thể
Tăng sự tin tưởng của đối tác, khách hàng: Việc hợp tác cùng tổ chức (doanh nghiệp, công ty) tại trụ sở văn phòng khiến khách hàng, đối tác cảm thấy an tâm hơn. Từ đó giúp tổ chức nâng cao hình ảnh, thương hiệu tới khách hàng
Xây dựng thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp: Văn phòng truyền thống chỉ thuộc quản lý của một doanh nghiệp do đó có thể bài trí, sắp xếp trang thiết bị theo sở thích cũng như nhu cầu sử dụng. Văn phòng sẽ mang dấu ấn riêng của doanh nghiệp, không lẫn lộn với doanh nghiệp khác. Ngoài ra, thông qua cách nhân viên hoạt động, sử dụng trang thiết bị trong văn phòng làm việc có thể thấy được đặc thì công việc cũng như văn hóa đặc trưng của doanh nghiệp.
Không gian bảo mật, riêng tư: Nếu mô hình văn phòng hiện đại khó có thể đảm bảo sự riêng tư, bảo mật cho tổ chức thi VP truyền thống hoàn toàn có thể thực hiện được chức năng đó
Chi phí về lâu dài tiết kiệm hơn: Ban đầu văn phòng truyền thống sẽ mất một khoản chi phí lớn để đầu tư, xây dựng hay cải tạo, nhưng về lâu dài số tiền sẽ được tiết kiệm do không phải thường xuyên đầu tư máy móc, thiết bị
Phân cấp nhân viên rõ ràng: Giữa nhân viên và quản lý có sự phân chia rõ ràng về phòng làm việc. Các quản lý thường có chỗ ngồi rộng hoặc tách riêng với nhân viên
Thoải mái thay đổi theo ý thích: Do chỉ có một tổ chức quản lý nên tổ chức dễ dàng thay đổi thiết kế, bố trí phân khu làm việc theo ý thích
3.3. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm thì văn phòng truyền thống cũng tồn tại không ít hạn chế.
Chi phí ban đầu thường cao: do không chia sẻ quyền sở hữu và quản lý nên mọi chi phí xây dựng, đầu tư ban đầu của doanh nghiệp cũng không thể chia sẻ với
Mở rộng mối quan hệ: Bởi sự phân chia rõ ràng về khu vực làm việc nên các nhân viên trong tổ chức ít có cơ hội trao đổi, giao lưu cùng nhau. Bên cạnh đó, Văn phòng truyền thống cũng không có cơ hội giao lưu với các nhân viên thuộc tổ chức khác; Nhân viên làm việc gò bó, thiếu linh hoạt: Văn phòng bí bách, hạn hẹp, nhiều bức tường, vách ngăn sẽ khiến nhân viên làm việc dễ cảm thấy ngột ngạt, từ đó hạn chế năng suất làm việc
Mở rộng, nâng cấp khó khăn: Mặc dù văn phòng truyền thống giúp tổ chức dễ dàng bài trí lại không gian nhưng không dễ dàng trong việc mở rộng hay nâng cấp. Hầu hết đã có cách thiết kế cũ nên muốn làm lại sẽ tốn thời gian, tiền bạc
4. Doanh nghiệp có nên áp dụng mô hình văn phòng truyền thống
Việc có nên áp dụng mô hình văn phòng truyền thống hay không phụ thuộc nhiều vào định hướng, mong muốn của từng doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp cần lưu ý kỹ các yếu tố sau trước khi quyết định áp dụng mô hình văn phòng truyền thống:
– Định hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp: nếu doanh nghiệp của bạn coi trọng tính ổn định hơn sự linh hoạt thì nên chọn kiểu mô hình truyền thống và ngược lại. Nếu ưu tiên sự linh hoạt thì nên chọn những mô hình khác. Mô hình văn phòng hiện đại, văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ là một gợi ý không tồi trong trường hợp này.
– Quy mô doanh nghiệp: Vì chi phí dành cho việc xây dựng ban đầu khá cao nên loại hình văn phòng truyền thống thường phù hợp với doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Những doanh nghiệp vừa và nhỏ nếu không quá đặt nặng tính bảo mật thì nên cân nhắc.
Có một lưu ý nhỏ dành cho tất cả các doanh nghiệp như sau: Dù cho bạn có lựa chọn kiểu văn phòng truyền thống hay không thì khi thiết kế văn phòng cũng phải đảm bảo sự tiện nghi, linh hoạt, cân đối hài hòa giữa các không gian làm việc.
Trên đây là những giải đáp liên quan tới văn phòng truyền thống là gì, lợi ích và hạn chế của loại hình văn phòng truyền thống. Hi vọng qua bài viết, các bạn sẽ có được sự lựa chọn phù hợp khi lựa chọn hình thức văn phòng. Chúc các bạn thành công!
