Thiết kế văn phòng là một trong những vấn đề hàng đầu hiện nay của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn phát triển mạnh mẽ thì cần phải tạo ra được các giá trị bền vững và thiết kế văn phòng chuyên nghiệp là cơ sở để tạo ra những giá trị bền vững cho doanh nghiệp.
Hiện nay, văn phòng không chỉ đơn giản là nơi làm việc của toàn thể cán bộ, công nhân viên trong một doanh nghiệp bất kỳ mà nơi đó còn thể hiện giá trị thương hiệu của doanh nghiệp. Vì thế, bên cạnh việc không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng về chuyên môn, doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến thiết kế văn phòng làm việc đẹp nhằm khẳng định vị thế của mình cũng như tạo niềm tin cho khách hàng trong quá trình phát triển.
Thiết kế văn phòng chuyên nghiệp tạo ra môi trường văn phòng làm việc hiện đại qua đó nâng cao năng suất làm việc của các nhân viên, đồng thời mang đến cho công ty một diện mạo hoàn toàn mới tạo ấn tượng và tạo niềm tin của khách hàng cũng như đối tác.
Vai trò một văn phòng làm việc trong tổ chức nói chung
Văn phòng đẹp truyền tải sự chuyên nghiệp, thúc đẩy môi trường làm việc tích cực và nâng cao nhận diện thương hiệu của công ty.
Văn phòng làm việc được ví như một trung tâm dịch vụ hỗ trợ mọi khả năng cho việc hoàn thành các chức năng chính của một công ty bởi các phòng ban, bộ phận khác nhau đảm nhiệm. Một số vai trò chủ yếu của văn phòng được biết đến là:
Là trung tâm tiếp nhận và truyền đạt thông tin đến các bộ phận khác trong công ty, phối hợp cùng nhau thực hiện quy trình hoạt động của công ty đó.
Là cánh tay đắc lực của các quản lý cấp cao trong doanh nghiệp. Hỗ trợ mọi điều kiện để thực hiện chính sách quản lý cũng như hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ đề ra.
Là trung tâm hoạch định và kiểm soát hoạt động thường xuyên các hạng mục công việc về chỉ tiêu, định mức, quy trình làm việc…
Là trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho các phòng ban còn lại trong các hoạt động hoặc khi có dự án chuyên biệt…
Thông qua những vai trò kể trên, văn phòng chính xác là bộ phận cần phải được đầu tư hết mức về điều kiện làm việc và cơ sở vật chất – hạ tầng kỹ thuật nhằm đảm bảo công việc của mọi nhân viên diễn ra hiệu quả. Ở nhiều công ty lớn trên thế giới, họ sở hữu hệ thống mạng lưới văn phòng mạnh mẽ và đông đảo nên các kiểu văn phòng làm việc đều có sự quan tâm về mặt thiết kế nhằm tạo nên nét đặc trưng riêng biệt cho văn phòng đó nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung.
2. Tầm quan trọng của thiết kế văn phòng đối với doanh nghiệp
Không chỉ là một nơi để nhân viên làm việc hàng ngày, văn phòng công ty có thể là nơi nghỉ ngơi, khích lệ nhân viên sau những giờ làm việc căng thẳng. Mặt khác, nó còn có vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu của mỗi doanh nghiệp.
Văn phòng làm việc tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình
Với sự chú trọng đến thiết kế văn phòng làm việc hiện đại, văn phòng của bạn giờ đây không còn bao quanh bởi những bức tường khô khan. Bạn hoàn toàn có thể biến chúng thành tác phẩm nghệ thuật đúng nghĩa tùy vào tính chất hoạt động lẫn chi phí bỏ ra để sửa sang văn phòng làm việc. Chắc hẳn bất cứ nhân viên nào cũng đều mong muốn được làm việc trong một không gian rộng mở và cực kỳ thoải mái để họ thỏa sức sáng tạo, không gò bó, không áp lực nhằm tập trung hoàn thành tốt công việc của mình.
Nhiều người vẫn thường ví von rằng văn phòng là “ngôi nhà thứ 2” của họ không hẳn là nói đùa. Điều đó cho thấy mức độ tận hưởng không gian làm việc và sự gắn kết giữa các nhân viên với một công ty – Hãy tận dụng và phát huy điều đó.
Đối với những công ty lớn, nhất là các công ty đa quốc gia, họ đều cố gắng tạo ra môi trường làm việc thật thân thiện, cởi mở và tạo nên cảm giác gắn bó giữa tất cả mọi người với tham vọng xây dựng một tập thể đoàn kết, cùng chung sức phấn đấu cho mục tiêu của doanh nghiệp.
Văn phòng là “bộ mặt” của một doanh nghiệp, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu và hình ảnh công ty
Văn phòng làm việc, vượt lên hẳn những ý nghĩa thông thường, nó đóng một vai trò là “bộ mặt” của cả một tập thể, công ty. Nói cách khác, văn phòng làm việc phải được thiết kế sao cho thể hiện được toàn bộ phong cách, cá tính doanh nghiệp, góp phần không nhỏ cho việc giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương hiệu của bạn.
Cùng với các yếu tố khác làm nên thương hiệu như: Tên doanh nghiệp (đầy đủ và rút gọn), logo doanh nghiệp, name card, website doanh nghiệp… văn phòng làm việc là một yếu tố điểm nhấn quan trọng trong hệ thống nhận diện thương hiệu của một tổ chức nào đó. Ta có thể bắt đầu từ việc hệ thống lại toàn bộ thiết kế, trang trí văn phòng theo kiểu thống nhất với màu sắc chủ đạo của thương hiệu. Việc sử dụng nội thất văn phòng làm việc cũng đều cần phải tuân theo quy tắc nhất định mới có thể tạo nên một hệ thống nhận diện thương hiệu vững mạnh, chặt chẽ và xuyên suốt. Mỗi một nhân viên làm việc trong văn phòng cũng sẽ trở thành một viên gạch xây nên nét văn hóa đặc sắc mang đậm bản sắc doanh nghiệp khi chúng ta đã có kế hoạch thực hiện cụ thể.
Để đánh giá quy mô và tính chuyên nghiệp của công ty trước khi ký kết thỏa thuận thương mại, nhiều khách hàng có thể yêu cầu đến thăm nơi làm việc. Đằng sau một nơi làm việc hiện đại với những chiếc ghế, bàn và kệ tiện nghi là một tập đoàn có tiềm lực kinh tế đáng kể và khả năng cạnh tranh với những người khác.
Tạo động lực cho người lao động làm việc của họ
Khi nói đến cảm xúc của con người, tính thẩm mỹ và sự sáng tạo luôn đóng một vai trò quan trọng. Có một không gian làm việc đẹp có thể khơi dậy sự nhiệt tình và tập trung giống như cách mà bạn có thể xem một bộ phim tuyệt vời. Ngoài tác dụng tăng cường khả năng sáng tạo, tư duy, năng lượng còn mang lại tâm lý thoải mái, giúp tăng hiệu suất làm việc…
Thu hút nhân viên mới vào lực lượng lao động của công ty
Hầu hết mọi người trong lực lượng lao động của tổ chức đều dành ít nhất tám giờ mỗi ngày tại văn phòng. Do đó, không gian văn phòng sẽ đóng vai trò quyết định nhân viên có gắn bó lâu dài với công ty hay không.
Các ứng viên ngày nay thường bị thu hút bởi nơi làm việc hiện đại của một công ty khi họ bước vào một cuộc phỏng vấn hoặc tìm hiểu về nó trên các trang mạng xã hội. Để tuyển dụng được những nhân viên giỏi nhất thì việc chi tiền cho việc thiết kế nội thất công ty là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ hỗ trợ nỗ lực của công ty trong việc thu hút nhân viên cấp cao nhất mà còn thúc đẩy tinh thần và sự cam kết của các nhân viên hiện tại.
Tạo ấn tượng tốt với đối tác khi bạn đi làm
Khi đối tác đến thăm một công ty lần đầu tiên, họ sẽ xem không gian văn phòng đầu tiên. Để có được sự tôn trọng của đồng nghiệp và khách hàng, một không gian làm việc được thiết kế đẹp là điều cần thiết. Sức mạnh của thương hiệu được truyền đạt thông qua khả năng của công ty về sự khác biệt trong thiết kế và tính chuyên nghiệp trong tất cả các khía cạnh hoạt động của mình. Sẽ dễ dàng hơn khi làm việc với khách hàng nếu bạn có một khởi đầu tốt với thái độ thoải mái.
Xu hướng hiện nay trong việc tạo ra những nơi làm việc đẹp
Thiết kế nội thất nơi làm việc đẹp ngày càng trở nên phổ biến khi nền kinh tế và những tiến bộ công nghệ phát triển song song với nhau. Khi nói đến việc trang trí không gian làm việc của họ, khách hàng có xu hướng sử dụng các loại gỗ tự nhiên chất lượng cao.
Thiết kế một văn phòng đẹp không chỉ đơn thuần là chọn những màu sắc bắt mắt và đồ nội thất mới kiểu dáng đẹp; nó liên quan đến việc nghiên cứu và phát triển rộng rãi để đảm bảo không gian có đủ chức năng cũng như hấp dẫn về mặt thị giác. Những thứ trong văn phòng và nước tạo thành một khối thống nhất về màu sắc. Không gian văn phòng làm việc đẹp quả thực đóng vai trò quyết định đối với từng bước phát triển của doanh nghiệp.
