Những vật dụng nào là cần thiết nên đặt trên bàn làm việc? Cách sắp xếp và sử dụng không gian bàn làm việc như thế nào cho hợp lý?
Nên đặt gì trên bàn làm việc của bạn?
Nguyên tắc bố trí cơ bản mà chúng ta cần hướng đến là giảm thiểu số lượng các vật dụng để trên bàn làm việc. Đơn giản trong sắp xếp bàn làm việc sẽ làm cho mặt bàn có vẻ ít lộn xộn hơn và bạn có thể làm mọi việc theo quy trình mượt mà hơn vì mặt bàn trống trải sẽ khiến bạn dễ nhìn hơn.
Cách tốt nhất để giữ mọi thứ tối giản là chỉ cần để đồ của bạn cố định một chỗ trên bàn nếu bạn sử dụng nó nhiều hơn 1 lần mỗi ngày và nếu như món đồ đó có thể để vừa trong ngăn kéo thì bạn nên cất nó vào.
Những vật dụng cần có trên bàn làm việc:
- Máy tính
- Sổ tay, giấy ghi nhớ
- Bút bi, bút chì
- Lịch để bàn
Những vật dụng có thể hỗ trợ trong công việc và thư giãn:
- Đồng hồ
- Cây xanh
- Thùng rác mini
- Tai nghe
- Đèn để bàn
- Điện thoại, máy in
- Vật phẩm trang trí
Sắp xếp các đồ vật trên mặt bàn sao cho hợp lý?
Cách sắp xếp tối ưu nhất là màn hình máy tính ngay trước mặt và các vật dụng khác sẽ nằm ở bên trái. Nguyên nhân hình thành cách sắp xếp này do:
Đầu tiên, mô hình luồng công việc “từ trái sang phải”. Điều này có nghĩa là những thứ bạn mới tiếp nhận sẽ ở bên trái, bạn giải quyết những gì ở ngay trước mặt bạn và những thứ giải quyết xong sẽ ở bên phải.
Thứ hai, điện thoại ở bên ngược lại với tay thuận của bạn. Nếu bạn thuận tay phải thì để điện thoại bên trái vì bạn sẽ rảnh tay thuận khi bấm gọi số hoặc viết lại gì đó khi đang gọi điện thoại. Và bạn cũng không bị vướng dây điện thoại trước mặt khi đang gọi.
Thứ ba, đặt sổ tay và các tệp giấy ghi nhớ của bạn ở bên trái vì tất cả giấy ghi nhớ bạn viết cũng là thứ mới tiếp nhận nên cũng sẽ xếp cùng vào những công việc mới nếu bạn không xử lý chúng ngay. Và vì các tệp giấy nằm bên trái nên sẽ hợp lý nếu như bạn để bút chì và bút bi ngay kế bên.
Trình tự các vật dụng bạn có thể tham khảo theo chia sẻ của Thiên Nam Building bên dưới nhé:
- Màn hình máy tính ngay trước mặt
- Ngay bên dưới nó là đốc sạc
- Bàn phím cùng chuột nằm đằng trước
- Đằng sau màn hình là bộ định tuyến và phát wifi (Nếu có)
- Phía bên trái màn hình là tệp giấy, bút bi và bút chì
- Bên trái nữa là điện thoại
- Và cuối cùng bên trái sẽ là chậu cây xanh hoặc khung ảnh gia đình
Sử dụng mặt bàn sao cho hợp lý?
Mọi thứ trên bàn của bạn được chia làm hai loại: vật dụng lâu dài và vật dụng tạm thời. Vật dụng lâu dài bao gồm bốn thứ: thiết bị, vật tư, đồ trang trí và tài liệu tham khảo. Vật dụng tạm thời gồm ba thứ đó là những thứ tiếp nhận chờ xử lý, giấy nhắc việc và các dụng cụ hỗ trợ.
Những thứ dùng để thông báo đều rơi vào nhóm vật dụng tạm thời. Nói cách khác, bạn không lưu trữ công việc trên bàn của bạn. Mặt bàn là nơi để bạn làm việc chứ không phải lưu trữ chúng.
Nằm trong nhóm vật dụng lâu dài là thiết bị để bạn làm việc. Các vật dụng có thể ở chỗ này chỗ kia trên bàn nhưng không nên để như vậy lâu dài. Mọi thứ bạn cần nó ở gần thì nên xếp lại thành từng mục chứ không phải những đống hỗn độn trên mặt bàn.
Với tư duy vậy, đây là tóm tắt về quy trình bạn nên áp dụng khi sử dụng bàn làm việc.
Luồng công việc đi từ trái sang phải. Khi những thứ mới tiếp nhận tới, nó sẽ ở ở bên trái và khi bạn xử lý chúng thì để ở giữa, ngay trước mặt bạn. Bất kì đống lộn xộn nào để bên phải bạn cũng nên được đem đi chỗ khác.
Nếu bạn có bàn chữ L hoặc chữ U thì bạn có thể dùng phần hình “L” của bàn để đặt các vật linh tinh. Nếu bàn hình chữ nhật, thì bạn cũng có thể đặt chúng xuống đất. Và nếu bàn xếp kiểu song song thì để chúng ngay ở vật đằng sau bạn.
Nếu bạn cần gom mọi thứ lại thành một đống thì bạn có thể xếp chúng theo từng mục: những thứ để đọc, những thứ cần ghi chú vào danh sách công việc… và tốt nhất bạn nên để chúng vào bên trái. Dòng công việc nên được kết thúc với những thứ ở bên phải chứ không để xung quanh.
Không có một quy tắc nào cố định cho việc bạn nên để những thứ gì và để ở đâu trên bàn làm việc. Bạn có thể để những đồ vật bạn xem là cần thiết ở bất kì đâu thuận tiện cho bạn tại thời điểm đó. Những gợi ý trên đây chỉ nhằm mục đích giữ cho bàn của bạn gọn gàng và nó có thể thực hiện được ngay cả khi bạn đang làm việc. Khi bạn đang làm dở một công việc gì đó nhưng sẽ ngừng lại một thời gian thì bạn nên đem cái tài liệu tham khảo ra chỗ khác và các dụng cụ hỗ trợ được gom lại từng mục, điều này sẽ giữ cho bàn của bạn luôn gọn gàng cho dù bạn làm bất cứ điều gì tiếp theo.
Thiên Nam Building tổng hợp và chia sẻ
