Thiết kế tạo ra văn hóa. Văn hóa định hình các giá trị. Giá trị quyết định tương lai. –Robert L. Peters
Lần cuối cùng bạn nghĩ về thiết kế văn phòng là khi nào?
Bạn có tự hào khi giới thiệu về văn phòng của bạn với gia đình và bạn bè?
Bạn có thoải mái ở nơi làm việc của mình không?
Nhân viên văn phòng toàn thời gian trung bình làm việc 8 giờ/ngày tại văn phòng vì vậy các doanh nghiệp cần suy nghĩ về cách không gian văn phòng tác động đến nhân viên. Điều đó có nghĩa là tất cả các trang bị từ bàn có thể điều chỉnh, ghế hiện đại, bố cục cập nhật và công nghệ mới cần phải đáp ứng được nhu cầu của nhân viên.
Khi bắt đầu thiết kế chúng ta cần phải bắt đầu giải quyết câu hỏi “Làm thế nào để thiết kế văn phòng của mình để có năng suất và có mục đích?”
Cùng Thiên Nam Building tìm hiểu về những vấn đề cần quan tâm khi tiến hành thiết kế văn phòng bạn nhé!
Thiết kế văn phòng là gì?
Nói một cách đơn giản, thiết kế văn phòng là tạo ra một không gian có đủ các điều kiện thuận lợi cho công việc mang đến hiệu quả tối ưu nhất trong khi vẫn có không gian cho sự sáng tạo, sự linh hoạt và dấu ấn cá nhân.
Thiết kế tốt là điều hiển nhiên. Thiết kế tuyệt vời là trong suốt.- Joe Sparano
Có thể đây không phải là điều đầu tiên bạn nghĩ đến nhưng thiết kế có tác động rất lớn đến hành vi cá nhân tại nơi làm việc. Có thể bạn chưa từng nghĩ đến hoặc quan tâm nhưng không gian làm việc lại âm thầm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của bạn.
Hãy suy nghĩ về không gian làm việc hiện tại của bạn. Bạn đang đóng vai trò là khách hay bạn đang là một thành phần trong đó?
Nếu cảm thấy giống như một vị khách, bạn sẽ cảm thấy không thoải mái và bạn sẽ không thể tập trung để mang hết khả năng của mình để làm việc.
Mặt khác, nếu bạn cảm thấy mình là một phần của không gian ấy, bạn sẽ cảm thấy cân bằng hơn và sẵn sàng bước vào “ trạng thái dòng chảy ”. Hãy tự hỏi bản thân, lần cuối cùng bạn mải mê với công việc mà không quan tâm đến thời gian là khi nào?
Sử dụng đặc điểm của công việc và các nhân viên làm lợi thế
Có rất nhiều yếu tố thiết kế nội thất góp phần tạo nên một không gian làm việc tích cực, nâng cao năng suất và mục đích: ánh sáng, màu sắc, cây cối, nghệ thuật, thực phẩm, chỗ ngồi… Với thiết kế phù hợp, hướng đến nhu cầu của mọi người để nhân viên có thể làm việc hiệu quả, bởi vì một môi trường làm việc tốt hơn sẽ cho ra kết quả lao động tốt hơn.
Việc thiết kế công sở thường phải nghiên cứu về cả người lao động lẫn tiến trình làm việc. Tức là quy trình làm việc phải được kiểm nghiệm để làm mọi người hài lòng vì không gian làm việc thể chất có tác động mạnh mẽ đến nhiều yếu tố, như sức khỏe, tinh thần, hòa nhập, sáng tạo, cộng tác, năng suất và mục đích.
Sau khi đã phân tích công việc và xác định được cách nó vận hành thì thiết kế tổng thể sẽ được dựng lên theo quy trình làm việc để đảm bảo công việc được vận hành trơn tru mà không gặp trở ngại nào.
Hãy tập trung vào hai yếu tố:
Năng suất – Đặc điểm của công việc và các nhân viên là những yếu tố quan trọng để thiết kế văn phòng. Một văn phòng với bầu không khí thân mật sẽ kích thích sự thể hiện bản thân của các nhân viên và tối đa hóa năng suất của họ. Nhiều nghiên cứu ở các văn phòng và tòa nhà công sở đã chỉ ra rằng sự khó chịu, nơi làm việc lộn xộn và toàn bộ những điều kiện môi trường đều là thủ phạm của việc giảm năng suất, còn phần lớn các nhân viên thấy khó chịu đều cho rằng môi trường làm việc khiến họ không thoải mái.
Mục đích – Khi chúng ta phục vụ người khác, chúng ta trở nên tốt hơn. Mục đích là một động lực cực kỳ mạnh mẽ và bạn có thể khuyến khích mục đích thông qua thiết kế không gian làm việc. Cho nhân viên thấy họ được quan tâm, công việc của họ được đánh giá cao và họ đang ảnh hưởng tích cực đến cuộc sống của người khác.
Cân bằng giữa mục đích chung với các hoạt động cá nhân đang được thực hiện, cân bằng giữa quyền thuộc và nhu cầu tự chủ. Nó thừa nhận tính hai mặt liên quan đến công việc văn phòng hợp tác thời hiện đại; nó cho phép các tổ chức xác định loại môi trường phù hợp với họ và xây dựng xung quanh môi trường đó.
– Sam Grawe, Giám đốc Thương hiệu Toàn cầu tại Herman Miller
Hãy suy nghĩ theo cách này: Bạn càng dành ít thời gian để suy nghĩ về môi trường làm việc của mình thì bạn càng dành nhiều thời gian hơn cho việc làm việc và cảm thấy thỏa mãn. Thiết kế văn phòng tuyệt vời sẽ giúp giảm tải áp lực tinh thần và tạo điều kiện tập trung vào công việc.
Lên kế hoạch trước khi thực hiện
Trước khi thiết kế bất kỳ không gian nào, hãy nghĩ về những gì bạn đang muốn thực hiện:
Các phòng ban trong công ty bạn phải đối mặt với những thách thức nào?
Không gian có thể phục vụ nhu cầu của họ như thế nào?
Không gian sẽ thay đổi như thế nào theo các phòng ban?
Hãy để ý cách mọi người sử dụng không gian hiện tại và suy nghĩ xem nó sẽ cần phát triển như thế nào. Quan sát hành vi, thảo luận về kế hoạch tương lai, các lựa chọn nghiên cứu và hỏi những gì cần thiết. Lập kế hoạch khảo sát để hiểu thêm về yêu cầu của mọi người về từng không gian, sau đó xem xét kết quả của bạn để xác định các bước tiếp theo.
Trước khi bạn bắt đầu thực hiện, hãy nhận ra rằng đôi khi những gì mọi người muốn không nhất thiết là những gì họ cần. Bạn có thể không đáp ứng được mọi mong muốn nhưng bạn hãy tạo cho các thành viên cảm thấy được tham gia vào quá trình xây dựng văn phòng và cảm thấy được lắng nghe.
Biết tính cách làm việc và phong cách làm việc của các thành viên
Tính cách và tính chất công việc của từng người là khác nhau, có người cần không gian yên tĩnh, có người cần khu vực để cộng tác. Việc của bạn là tạo ra một nơi làm việc cân bằng.
Hãy nghĩ đến việc cung cấp các phòng tràn ngập ánh sáng tự nhiên cho các cuộc họp năng động nhưng cũng có những ngóc ngách cho những người cần yên tĩnh.
Ngân sách của bạn
Khi lập kế hoạch thiết kế văn phòng của bạn, hãy có một ý tưởng hợp lý về những gì bạn nên chi tiêu và nơi bạn nên chi tiêu nó. Bạn sẽ cần làm việc với nhóm của mình để xác định điểm trọng tâm.
Tùy thuộc vào ngân sách của bạn, bạn có thể cần sắp xếp thứ tự ưu tiên trong một khoảng thời gian, bắt đầu với những thứ cần thiết và từ từ bổ sung phần còn lại.
Bạn cũng sẽ muốn hiểu thời hạn sử dụng của món đồ nội thất. Ví dụ, bạn cần chiếc ghế đó có tuổi thọ 2 năm hay 20? Nếu bạn có ý tưởng về tương lai của công ty mình, hãy tính đến điều đó với thiết kế văn phòng của bạn.
Thiên Nam Building
