Chắc hẳn trong chúng ta, ai cũng đã từng một lần chạy đua với deadline. Việc không thể quản lý thời gian chính là nguyên nhân đẩy mọi người vào tình trạng “khó thở” này. Thiếu kỹ năng quản lý thời gian cũng gây ra nhiều ảnh hưởng tới chất lượng công việc, sức khỏe…
Vì vậy, bí quyết quản lý thời gian cho dân văn phòng là gì?
Cùng Thiên Nam Building theo dõi các gợi ý bên dưới để tìm ra các bước quản lý thời gian hiệu quả bạn nhé!
1. Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình sắp xếp và lập kế hoạch để phân chia thời gian của bạn giữa các hoạt động khác nhau. Thực hiện kế hoạch này sẽ giúp bạn làm việc thông minh, có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn – ngay cả khi thời gian eo hẹp và áp lực cao.
2. Tại sao cần quản lý thời gian?
- Không phải tốn quá nhiều công sức để thực hiện công việc: nghiên cứu chỉ ra rằng nếu sử dụng thời gian hiệu quả, bạn sẽ có thêm 250 giờ làm việc mỗi năm.
- Hoàn thành công việc đúng tiến độ, cuộc sống trở nên có ý nghĩa hơn: cảm giác bực bội khi dành cả ngày để làm việc mà không hiệu quả sẽ không còn nữa. Thêm vào đó, bạn sẽ hoàn thành công việc tốt hơn, đồng thời giải phóng năng lượng tinh thần của mình.
- Đạt được mục tiêu nhanh hơn: rất nhiều người đặt ra mục tiêu lớn để hoàn thành thế nhưng lại nhanh chóng đi chậm tiến độ, gây nản chí và dẫn đến từ bỏ. Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp bạn tới đích nhanh hơn mà còn là động lực duy trì mục tiêu ban đầu.
- Nâng cao sự tự tin: bạn có nhiều khả năng chăm sóc bản thân, cảm thấy bản thân có giá trị hơn.
- Có thêm năng lượng để chinh phục mục tiêu mới từ bước đà của sự thành công cũ.
- Có nhiều thời gian để chăm sóc, thực hiện các sở thích cá nhân: bạn sẽ có cơ hội phát triển bản thân, dành thời gian cho gia đình, bạn bè…
- Giảm căng thẳng và tình trạng quá tải, cải thiện sức khỏe tinh thần.
- Hạn chế lưỡng lự khi đưa ra quyết định: đôi khi bạn tốn rất nhiều thời gian để đưa ra quyết định cho một công việc nhỏ, không thực sự cấp thiết. Điều này gây lãng phí thời gian và bạn cần khắc phục để thực hiện kế hoạch hiệu quả.
3. Các kỹ năng quản lý thời gian
Xác định sự khác biệt của “quan trọng”, “cần thiết”, “chưa cần thiết” và “khẩn cấp”.
“Quan trọng”, “cần thiết”, “chưa cần thiết”, “khẩn cấp”… là các từ chỉ mức độ cần thiết của một công việc. Điều quan trọng ở đây đó là bạn cần xác định được những đầu việc tương ứng với các cấp độ này, từ đó phân chia công việc một cách hiệu quả nhất. Các công việc “khẩn cấp” cần được đưa lên vị trí đầu tiên để xử lý ngay.
3.1. Thiết lập mục tiêu
Mục tiêu chính là động lực giúp bạn hoàn thành công việc, nhất là các công việc dài hơi. Mục tiêu được đặt ra nên phù hợp với khả năng, đảm bảo sử dụng thời gian hiệu quả. Bạn có thể tham khảo nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian, cụ thể:
- S – Specific: Là mục tiêu rõ ràng, cụ thể, được xác định ngay từ đầu.
- M – Measurable: Là mục tiêu đo lường được.
- A – Attainable: Là mục tiêu có thể đạt được.
- R- Relevant: Là các mục tiêu có liên quan và tác động trực tiếp đến cuộc sống, sự nghiệp của bạn.
- T – Time-bound: Là việc chia nhỏ mục tiêu đồng thời giới hạn thời gian thực hiện.
3.2. Lập kế hoạch
Trong bất kỳ công việc nào, lập kế hoạch là một thành tố không thể thiếu. Kế hoạch được thiết lập đảm bảo bạn sẽ đạt được mục tiêu nhanh, chất lượng nhất; giảm thiểu tối đa sự căng thẳng và áp dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.
Để bắt đầu quản lý thời gian, bạn cần phải có một kế hoạch rõ ràng. Hãy lên danh sách các công việc cần hoàn thành trong ngày hoặc trong tuần, xác định những công việc quan trọng và ưu tiên nhất, dựa trên mức độ ảnh hưởng đến kết quả của công việc và thời gian hoàn thành của nó. Sau đó, bạn cần phải phân chia thời gian và ưu tiên các công việc quan trọng.
3.3. Quản lý công việc
Quản lý công việc yêu cầu bạn sử dụng các đầu việc gắn với mức độ cần thiết một cách thông minh và khoa học nhất, giúp sử dụng thời gian hiệu quả. Có rất nhiều người trong giai đoạn này đã vạch ra kế hoạch đa nhiệm công việc. Điều này gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc, như mất thời gian cho việc chuyển đổi sự tập trung giữa các công việc, giảm năng suất, giảm IQ & EQ.
3.4. Quản lý tinh thần và sức khỏe
Sức khỏe tinh thần đóng vai trò vô cùng quan trọng trong bất kỳ công việc nào. Bên cạnh đó, yếu tố thể chất cũng gây ảnh hưởng tới quá trình hoàn thành kế hoạch của bạn. Những vấn đề về thể chất ví dụ: bệnh huyết áp cao, tim mạch, dạ dày, đau đầu…
Vấn đề tinh thần bao gồm trầm cảm, lo sợ, nghĩ đến cái chết và các tình trạng căng thẳng khác. Những tình trạng này nên được xử lý ngay, tránh ảnh hưởng tới kế hoạch đề ra ban đầu.
Hãy để mình được thư giãn và nghỉ ngơi sau khi đã hoàn thành công việc. Điều này sẽ giúp bạn duy trì sự tập trung và năng suất cao hơn trong công việc.
Bạn cần phải cân nhắc đến sức khỏe và thời gian nghỉ ngơi để đảm bảo rằng bạn có đủ năng lượng và tinh thần để hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả.
3.5. Loại bỏ các tác nhân ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu
Ví dụ, nếu bạn đang tập trung làm bài tập, sau đó lại bị xao lãng bởi tin nhắn Facebook, thì Facebook chính là tác nhân ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu. Những tác nhân ảnh hưởng này có thể là mạng xã hội, một cuộc gọi điện thoại, thông báo tin nhắn, netflix,… Bạn cần xác định rõ ràng các tác nhân gây ảnh hưởng và triệt tiêu chúng để đảm bảo kế hoạch diễn ra đúng tiến độ.
Một lỗi mà chúng ta thường hay mắc phải trong giai đoạn này chính là nhanh chóng đưa ra các biện pháp loại bỏ hoàn toàn tác nhân gây ảnh hưởng. Thông thường những tác nhân này phát triển thành “tác nhân” chính là do thói quen sử dụng quá độ của mỗi người. Do đó, loại bỏ toàn bộ khiến chúng ta dễ rơi vào trạng thái khó chịu, dễ mất tinh thần và từ bỏ. Vì vậy, bạn nên lên kế hoạch theo từng giai đoạn và từ từ để chuẩn bị tinh thần nhé.
3.6. Đều đặn đánh giá và cải thiện:
Cuối ngày hoặc cuối tuần, hãy đánh giá lại những gì bạn đã làm và những gì còn phải làm. Tìm ra những cách để cải thiện kế hoạch quản lý thời gian của mình và áp dụng chúng vào công việc.
4. Các phương pháp quản lý thời gian
Quản lý thời gian đòi hỏi sự kiên nhẫn và quyết tâm, nhưng với những bí quyết và kỹ năng phù hợp, dân văn phòng có thể đạt được sự thành công trong công việc của mình.
Để quản lý thời gian hiệu quả, dân văn phòng có thể áp dụng một số công thức sau:
4.1. Phương pháp quản lý thời gian 4D
4D là tên viết tắt của cách quản lý thời gian Do – Dump – Delegate – Defer, trong đó:
- Do – thực hiện ngay công việc quan trọng trước mắt. Hãy đảm bảo giải quyết triệt để trước khi chuyển sang công việc tiếp theo.
- Dump – loại bỏ công việc vô nghĩa để tiết kiệm thời gian
- Delegate – giao việc cho người có khả năng làm tốt hơn bạn
- Defer – nếu không thể thực hiện công việc ngay, hãy ghi chép lại vào cuốn sổ tay và xác định thời gian sẽ làm việc đó.
4.2. Phương pháp quản lý thời gian 40 – 30 – 20 – 10
Đây là một phương pháp quản lý thời gian thông minh được áp dụng trong khá nhiều lĩnh vực. Theo đó, cách quản lý thời gian này giúp bạn phân bổ thời gian một cách rất hợp lý như sau:
- Thời gian cho những công việc quan trọng nhất: 40%
- Thời gian cho những việc quan trọng thứ nhì: 30%
- Thời gian cho những việc quan trọng thứ ba: 20%
- Thời gian kết hợp mọi việc: 10%
Khi áp dụng phương pháp quản lý thời gian này, bạn chỉ có một lựa chọn hợp lý duy nhất đó là tập trung vào 3 ưu tiên, cụ thể: Thực hiện lần lượt theo thứ tự ưu tiên từ thứ nhất đến thứ ba và chỉ dành một chút thời gian cho những công việc khác. Điều này qua thời gian sẽ giúp kế hoạch ban đầu được hoàn thành một cách toàn vẹn nhất.
4.3. Phương pháp quản lý thời gian 80/20 (Pareto)
Phương pháp 80/20 (Pareto) là cách quản lý thời gian có nghĩa là 20% nguyên nhân tạo nên 80% kết quả. Ví dụ: 80% kết quả do 20% công nhân tạo ra; 80% doanh thu do 20% khách hàng đóng góp.
Thực tế, con số 80/20 không phải là hằng số tuyệt đối trong phương pháp quản lý thời gian này. Điều mà chúng ta rút ra từ quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian chính là nỗ lực giải quyết 20% công việc nhưng đem lại kết quả tốt thay vì tiêu tốn tài nguyên để giải quyết 80% công việc khác. Ứng dụng linh hoạt phương pháp này với từng công việc cụ thể khác nhau sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể công sức, chi phí và thời gian.
4.4. Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?
“Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không khẩn cấp”. Ma trận Eisenhower được sử dụng khi ta cần đưa ra quyết định cho một hành động cụ thể. Ma trận này giúp ta phân biệt các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp, từ đó quản lý thời gian tốt nhất.
Ma trận Eisenhower được sáng tạo và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ – Dwight D.Eisenhower. Đây hoàn toàn không phải là một chiến lược hoàn hảo, thế nhưng phương pháp này đã chứng minh đây là một công cụ tăng hiệu quả công việc và loại bỏ các tác nhân gây ảnh hưởng một cách tích cực.
Cách áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Chiến lược Eisenhower được áp dụng theo các đầu công việc gắn với mức độ cấp thiết cần hoàn thành. Cụ thể, hãy liệt kê tất cả nhiệm vụ bạn phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian. Sau đó, bạn sắp xếp chúng dựa trên mức độ cấp thiết cần thực hiện:
- Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
- Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).
4.5. Quản lý thời gian theo Công thức Pomodoro:
Công thức này yêu cầu dân văn phòng chia công việc thành những khối thời gian 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút sau mỗi khối thời gian. Sau 4 khối thời gian, nghỉ dài 15 phút. Công thức này giúp dân văn phòng tập trung vào công việc và giảm stress trong quá trình làm việc.
Có rất nhiều công thức giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả tuy nhiên, điều quan trọng bạn cần chọn phương pháp phù hợp với mình và áp dụng thường xuyên để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Thiên Nam Building hi vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có thể tìm ra được cách quản lý thời gian phù hợp nhất cho mình và đừng quên chia sẻ với Thiên Nam Building về phương pháp quản lý thời gian của bạn nhé!
Thiên Nam Building (Cập nhật 04/04/2023)
