TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC LỰA CHỌN KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG
Ở một số doanh nghiệp, tầm quan trọng của việc lựa chọn không gian văn phòng phù hợp thường bị bỏ qua.
Bên cạnh những thứ như thu hút khách hàng mới, tỷ suất lợi nhuận, thu hút nhân viên phù hợp, chi phí nguyên vật liệu và các chi phí khác, việc đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có không gian văn phòng phù hợp để phát triển có vẻ như là một điều xa xỉ.
Tuy nhiên, điều mà các doanh nghiệp thường không nhận ra là việc đảm bảo bạn có không gian văn phòng phù hợp có thể tác động trực tiếp đến nhiều yếu tố đã nêu ở trên.
Cùng Thiên Nam Building điểm qua 11 lý do cho thấy việc chọn văn phòng phù hợp quan trọng hơn bạn nghĩ.
1. CƠ HỘI PHÁT TRIỂN
Bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn là gì, cho dù bạn là công ty mới thành lập, doanh nghiệp vừa và nhỏ hay những công ty có vị thế trên thị trường, bạn vẫn đang hy vọng gặp được các cơ hội phát triển trong tương lai. Nếu và khi thành công của bạn tạo điều kiện cho điều này; sẽ rất hữu ích nếu không gian văn phòng bạn chọn linh hoạt, cho phép bạn nâng cấp dễ dàng và không tốn kém.
2. VỊ TRÍ VĂN PHÒNG
Vị trí của các văn phòng mà bạn kinh doanh là một yếu tố quan trọng khác. Từ việc cho phép nhân viên và khách hàng dễ dàng tiếp cận, đồng thời giúp thu hút nhân viên và khách hàng mới, vị trí văn phòng của bạn là yếu tố quan trọng quyết định.
Nếu bạn đang muốn thu hút đội ngũ nhân viên thông minh và có tay nghề cao hoặc doanh nghiệp mới từ các công ty lớn và thành công thì điều quan trọng là văn phòng của bạn phải hiện đại và dễ tiếp cận.
Sẽ không ai muốn làm việc hoặc hợp tác kinh doanh với một công ty có văn phòng là một công trình xây dựng sẵn từ những năm 1960 đang mục nát trông giống như nó cần phải được dỡ bỏ, trên một khu đất công nghiệp gần như trống rỗng và khó tìm.
3. VĂN PHÒNG CỦA BẠN CÓ TRUYỀN TẢI ĐÚNG HÌNH ẢNH KHÔNG?
Bất kể hình ảnh nào bạn muốn công ty của mình thể hiện, điều quan trọng là văn phòng của bạn phản ánh những giá trị đó.
Tương tự như vị trí của văn phòng có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hút nhân viên và khách hàng chất lượng cao, thiết kế và trang trí của tòa nhà mà văn phòng của bạn tọa lạc cũng có thể có tác động lớn.
Nếu văn phòng của bạn được đặt trong một trung tâm thương mại sạch sẽ, hiện đại và được thiết kế tốt, điều đó chỉ có thể mang lại lợi ích cho bạn và doanh nghiệp của bạn về lâu dài.
4. ĐỦ CHỖ ĐẬU XE
Vấn đề này rất nhiều doanh nghiệp đã bỏ qua khi tìm kiếm văn phòng. Tuy nhiên, bạn không muốn đi bộ 100m dưới mưa để đi từ ô tô đến văn phòng vào buổi sáng. Nhân viên và khách hàng của bạn cũng sẽ không muốn điều đó.
Điều quan trọng là đảm bảo rằng có nhiều bãi đậu xe gần vị trí bạn chọn cho văn phòng của mình để mọi người dễ dàng tiếp cận và thuận tiện trong quá trình làm việc.
5. CHO THUÊ VÀ GIÁ THUÊ AN TOÀN
Nếu bạn dành nhiều thời gian để tìm kiếm văn phòng phù hợp, tuy nhiên, bạn phát hiện ra rằng sau một năm chuyển đến, bạn bị yêu cầu rời đi vì sẽ có người khác thuê văn phòng sau khi bạn kết thúc hợp đồng hoặc giá thuê văn phòng của bạn được điều chỉnh tăng sau khi kết thúc hợp đồng 12 tháng, điều đó có thể làm cạn kiệt tài nguyên cả về tài chính và các vấn đề khác cho doanh nghiệp của bạn.
Điều quan trọng là đảm bảo rằng hợp đồng thuê của bạn linh hoạt và bạn không bị khóa, nhưng trước tiên bạn cũng phải từ chối tiếp tục sau khi hợp đồng thuê kết thúc. Nó cũng có thể hữu ích nếu bạn có thể quản lý để thương lượng mức tăng giá tối đa cố định.
6. GIÁ
Cho dù văn phòng có đẹp đến đâu, nếu chúng sẽ khiến ngân sách của bạn bị tiêu hao quá mức thì chúng cũng không đáng. Điều quan trọng là phải tìm được những văn phòng mà bạn có thể dễ dàng chi trả và nếu có thể, đủ linh hoạt để không chỉ cho phép nâng cấp đơn giản mà còn cho phép bạn giảm quy mô một cách hiệu quả nếu điều này trở nên cần thiết.
7. KÍCH THƯỚC
Ngoài việc cung cấp cơ hội phát triển, quy mô ban đầu rất quan trọng. Bạn có thể tìm thấy một văn phòng rất rẻ và được thiết kế độc đáo, nằm chính xác ở nơi bạn muốn. Tuy nhiên, nếu văn phòng đó không đủ lớn để chứa mọi thứ bạn cần trong đó, thì nó sẽ cản trở năng suất và sự phát triển của bạn.
Đảm bảo rằng văn phòng của bạn không chỉ có đủ không gian cho nhân viên làm việc mà còn có thể đủ không gian lưu trữ và công nghệ mà bạn có thể cần để vận hành doanh nghiệp của mình.
8. CƠ SỞ HẠ TẦNG
Không nhiều doanh nghiệp có thể hoạt động mà không đảm bảo có một mức độ cơ sở hạ tầng phù hợp tại văn phòng của họ. Một kết nối internet đáng tin cậy là điều bắt buộc – nhiều văn phòng được quản lý và cung cấp dịch vụ sẽ bao gồm truy cập internet trong chi phí thuê văn phòng – cũng như đường dây điện thoại và địa chỉ bưu chính.
Điều quan trọng là doanh nghiệp của bạn phải có kết nối internet để không bị ngắt kết nối thường xuyên hoặc bị gián đoạn dưới áp lực của một ngày bận rộn. Điều quan trọng nữa là bạn có dịch vụ bưu chính để gửi và nhận tài liệu cũng như các mặt hàng khác không thể chuyển nhượng qua email.
Một số câu hỏi bạn có thể đặt ra để giúp bạn phân biệt xem văn phòng bạn đang xem có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không, đó là:
- Có bao gồm truy cập internet không? Nếu không, tôi sẽ phải trả thêm bao nhiêu tiền?
- Tôi có thể liên hệ với các doanh nghiệp khác sử dụng các văn phòng này để thảo luận về cách họ tìm thấy cơ sở hạ tầng không?
Có một địa chỉ bưu chính chuyên dụng?
- Liệu chủ sở hữu có cung cấp cho tôi dữ liệu từ bài kiểm tra tốc độ để tôi có thể thấy rằng ISP cung cấp băng thông/tốc độ cần thiết không?
- Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này là ‘không’, có lẽ bạn nên tiếp tục tìm kiếm.
9. PHONG CÁCH
Cũng như bản thân tòa nhà, thiết kế không gian văn phòng thực tế của bạn cũng rất quan trọng.
Văn phòng có thể ảnh hưởng đến năng suất và khả năng giữ chân nhân viên, vì vậy hãy đảm bảo rằng chúng là nơi tuyệt vời để bạn và nhóm của bạn làm việc cũng như để khách hàng của bạn ghé thăm.
Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn kiểm tra xem có phải trả thêm phí hay không nếu bạn muốn trang trí văn phòng của mình. Một số nhà cung cấp sẽ tính phí cho những thay đổi nhỏ như treo tranh. Trong khi những người khác rất vui khi bạn thiết kế không gian phù hợp với nhu cầu của mình – thậm chí cung cấp chi tiết liên hệ của các công ty thiết kế mà bạn có thể làm việc cùng.
Nếu bạn có những văn phòng sáng sủa, thoáng mát, khuyến khích sự sáng tạo và năng suất, điều đó chỉ có lợi cho bạn và doanh nghiệp của bạn về lâu dài.
10. CHI PHÍ ẨN
Hầu hết các nhà cung cấp không gian văn phòng dịch vụ sẽ hoàn toàn minh bạch khi họ báo giá cho bạn. Họ sẽ nêu chi tiết chính xác những gì được bao gồm trong tiền thuê văn phòng của bạn và những cơ sở vật chất nào khác mà họ cung cấp dưới dạng tùy chọn bổ sung.
Tuy nhiên, không có gì lạ khi một số nhà cung cấp ít thẳng thắn hơn về mọi thứ và bạn nên đọc bản in nhỏ, tìm kiếm câu trả lời rõ ràng và thẳng thắn cho tất cả các câu hỏi của bạn khi nói đến những gì mong đợi đối với số tiền của bạn và liệu sẽ có bất kỳ ẩn chi phí ngoài giá thuê của bạn.
11. TÌM SỰ CÂN BẰNG PHÙ HỢP
Bất kể ngân sách của bạn là bao nhiêu, bất kỳ phong cách nào bạn đang theo đuổi, bất kỳ vị trí nào bạn muốn đặt địa chỉ doanh nghiệp của mình, điều quan trọng là bạn phải tìm được sự cân bằng phù hợp giữa những gì bạn mong muốn và những gì bạn có thể chi trả.
Thường thì tốt hơn là thỏa hiệp với những chi tiết nhỏ hơn là trả tiền qua mũi và đánh mất lợi nhuận cũng như cơ hội phát triển trong tương lai.
Thiên Nam Building hi vọng các thông tin trên sẽ giúp bạn có cái nhìn khái quát về tầm quan trọng của việc lựa chọn văn phòng phù hợp đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu bạn đã có nhu cầu tìm thuê văn phòng, liên hệ ngay 1900 866 828 để được tư vấn và tham quan văn phòng bạn nhé!
