Đối với các doanh nghiệp đang cần tìm kiếm văn phòng mới, một quy trình tìm thuê văn phòng chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về những việc cần làm khi chuyển văn phòng, từ đó lựa chọn được văn phòng ưng ý và hạn chế những vấn đề phát sinh không đáng có.
Có rất nhiều yêu cầu cho một địa điểm mới nhưng để tìm được văn phòng phù hợp là cả một quá trình khó khăn. Đừng lo lắng, trong bài viết dưới đây Thiên Nam Building sẽ đưa ra những vấn đề và cách giải quyết tối ưu nhất để bạn có thể tìm được không gian văn phòng phù hợp với mức giá tối ưu nhất.
CÁC VẤN ĐỀ BẠN SẼ PHẢI ĐỐI MẶT KHI BẮT ĐẦU TÌM THUÊ VĂN PHÒNG
Nếu là một người không chuyên, bạn sẽ gặp khá nhiều vấn đề phân vân không thể đưa ra được lựa chọn. Hiện tại, với ma trận những thông tin cho thuê văn phòng trên mạng khiến công việc tìm kiếm của bạn càng trở nên khó khăn. Bạn sẽ phải tốn khá nhiều thời gian để tổng hợp và lọc thông tin.
Một vấn đề nữa đặt ra là trang thông tin bạn tiếp cận là của người cho thuê hay đơn vị trung gian cung cấp, vì việc này sẽ ảnh hưởng đến chi phí bạn bỏ ra khi thuê văn phòng.
Cùng với đó, khi tiến hành lựa chọn không gian văn phòng, bạn sẽ phải lọc nguồn thông tin tiếp nhận, lưu ý vào các cuộc hẹn đến thăm thực tế, điều khoản trong hợp đồng thuê… Những việc này, bạn vẫn có thể làm được nhưng bạn sẽ phải tốn rất nhiều thời gian cho những công việc này.
Có một cách đơn giản hơn để bạn có thể hoàn thành được việc tìm thuê văn phòng một cách nhanh chóng, đó là liên kết với đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp. Bạn chỉ cần cung cấp những yêu cầu bạn muốn, bạn sẽ nhận được toàn bộ thông tin về không gian có thể đáp ứng yêu cầu của bạn. Cùng với đó là sự đảm bảo khi các công ty là những đơn vị chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ, bạn sẽ đỡ đau đầu vì những điều khoản trong hợp đồng mang đến sự bất lợi cho mình.
BẠN CẦN ĐƯA RA NHỮNG YÊU CẦU GÌ CHO ĐƠN VỊ CHO THUÊ VĂN PHÒNG?
Bước 1. Xác định nhu cầu thuê không gian làm việc
Đầu tiên, bạn cần xác định được mục tiêu khi thuê văn phòng của mình là gì? Bạn cần một văn phòng truyền thống để làm việc với một bộ máy nhân sự đầy đủ của các đơn vị hay bạn muốn chia sẻ không gian làm việc cùng với một đơn vị khác trong những văn phòng chia sẻ. Hay đơn giản hơn, bạn chỉ cần một văn phòng ảo để làm đại diện cho công ty mình.
Việc xác định được mục đích thuê văn phòng giúp các bạn không trở nên bị động trong những quyết sách tương lai cũng như đường lối phát triển công ty sau này.
Ngoài vấn đề về mục đích sử dụng, bạn cần phải xác định rõ ràng những vấn đề sau để sự lựa chọn của mình được chính xác hơn, cụ thể:
LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA BẠN LÀ GÌ?
Mỗi đơn vị hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau sẽ có những nhu cầu về văn phòng rất khác nhau. Cụ thể, một đơn vị làm về bảo hiểm hay dịch vụ cần có một phòng làm việc có không gian tiếp khách lớn, cùng với đó là những không gian kín khác dành cho lãnh đạo. Tuy nhiên, một văn phòng dành cho công ty công nghệ lại cần một không gian yên tĩnh cho nhân viên có thể làm việc tập trung với năng suất tối đa. Do vậy, bạn cần xác định lĩnh vực hoạt động và yêu cầu công việc để có thể lựa chọn được loại hình văn phòng phù hợp.
BẠN CẦN MỘT VĂN PHÒNG CÓ DIỆN TÍCH, KHÔNG GIAN NHƯ THẾ NÀO?
Diện tích văn phòng không những quyết định trực tiếp đến giá cả thuê văn phòng trong hợp đồng mà còn ảnh hưởng đến chất lượng công việc của các nhân viên trong văn phòng của bạn. Cụ thể, một văn phòng làm việc quá rộng sẽ tạo áp lực lên tài chính công ty, nhất là trong giai đoạn công ty vừa thành lập, tuy nhiên, một văn phòng quá hẹp cũng sẽ khiến nhân viên làm việc không hiệu quả.
Để xác định tương đối chính xác diện tích văn phòng cần thuê trong tương lai, bạn cần bàn bạc để thống nhất được các yếu tố sau:
Văn phòng cần bao nhiêu không gian chung, không gian riêng?
Đơn vị cần bố trí vị trí cho bao nhiêu người, ở những không gian nào, mỗi không gian có bao nhiêu người sử dụng?
Bố trí không gian ở những vị trí nào?
Tương lai có thêm khoảng bao nhiêu nhân sự mới?
Từ đó, bạn có thể xác định được sơ lược về diện tích mà bạn cần thuê để đáp ứng được nhu cầu sử dụng.
BẠN MUỐN ĐẶT VĂN PHÒNG Ở ĐỊA ĐIỂM NÀO?
Địa điểm tọa lạc cũng là một điều bạn cần cân nhắc bởi nếu đặt văn phòng nằm ở trung tâm thành phố, bạn sẽ phải tốn nhiều chi phí hơn so với các văn phòng nằm ở khu vực quận, huyện vùng ven.
Ngoài ra, mục đích, chiến lược kinh doanh của bạn cũng sẽ là một yếu tố quyết định địa điểm bạn nên lựa chọn để đặt văn phòng. Ví dụ ở khu vực TP.HCM:
Nếu bạn muốn nâng cao giá trị doanh nghiệp, bạn nên chọn văn phòng ở quận 1
Nếu công ty bạn thuộc mảng xuất nhập khẩu, bạn nên chọn văn phòng ở quận Tân Bình hoặc gần sân bay Tân Sơn Nhất
Nếu công ty bạn thuộc mảng công nghệ, bạn nên chọn văn phòng ở quận 12 hoặc khu công nghệ cao quận 9
XÁC ĐỊNH NHỮNG MỐC THỜI GIAN QUAN TRỌNG
Những mốc thời gian quan trọng bao gồm: Thời điểm khai trương, thời gian hoàn thiện nội thất, thời điểm dọn từ địa điểm cũ sang mới…
Việc thiết lập mốc thời gian sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc tìm kiếm và sắp xếp.
ĐỊNH MỨC GIÁ THUÊ
Bạn cần xác định được chi phí bạn có thể bỏ ra để thuê văn phòng là bao nhiêu? Chi phí này sẽ không gây tác động quá lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Chi phí bạn phải bỏ ra khi thuê văn phòng sẽ bao gồm các chi phí nào?
Việc xác định trước chi phí sẽ giúp bạn không bị rơi vào tình thế thụ động khi lựa chọn một không gian làm việc ưng ý. Đồng thời, bạn có thể tiết kiệm thời gian khi lựa chọn không gian văn phòng.
NHỮNG YẾU TỐ CÓ THỂ PHÁT SINH THÊM CHI PHÍ
Trong quá trình tìm thuê văn phòng, có rất nhiều yếu tố làm phát sinh chi phí, bạn phải dự trù những tình huống có thể phát sinh để tránh trường hợp chi phí vượt quá định mức ngân sách dự kiến.
Thời gian làm việc trong ngày: Thời gian làm việc trong một ngày giúp bạn đánh giá được bạn có cần trả thêm phí ngoài giờ cho đơn vị cho thuê hay không.
Chi phí gửi xe: chi phí gửi xe sẽ tùy thuộc vào từng tòa nhà với mức thu khác nhau
Phí dịch vụ: đây là những chi phí phụ thu như hệ thống đèn hành lang, hệ thống thông gió, chi phí thang máy, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh… tùy theo từng đơn vị sẽ có cách tính các chi phí khác nhau nên bạn cần lưu ý.
BƯỚC 2. BẮT ĐẦU TÌM KIẾM, LỰA CHỌN CÁC KHÔNG GIAN PHÙ HỢP
Khi bạn đã cung cấp thông tin cho đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng cho thuê, bạn chỉ cần lựa ra những thông tin bạn cảm thấy phù hợp với yêu cầu của bạn. Danh sách này đã được sàng lọc thông tin theo yêu cầu của bạn nên bạn sẽ không tốn quá nhiều thời gian để lựa chọn những không gian bạn cho là phù hợp nhất.
BƯỚC 3. ĐI THỰC HIỆN, ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN KHÔNG GIAN PHÙ HỢP
Sau khi lựa chọn những văn phòng phù hợp, việc tiếp theo bạn cần làm là đến trực tiếp không gian để đánh giá, vì có thể hình ảnh bạn nhận được sẽ có điểm khác với thực tế.
Trong giai đoạn khảo sát, bạn cần phải đưa ra những đánh giá về không gian, mặt lợi thế hoặc hạn chế của văn phòng để có thể lựa chọn không gian tối ưu nhất.
BƯỚC 4. ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT HỢP ĐỒNG
Khi bạn đã lựa chọn được không gian làm việc phù hợp, việc tiếp theo bạn cần phải thỏa thuận và tiến hành kí hợp đồng thuê.
Thông thường, bên người cho thuê sẽ có những hợp đồng mẫu nhưng chủ yếu sẽ mang lại ưu thế cho họ nên bạn cần phải kiểm tra kỹ các điều khoản hợp đồng và loại bỏ những điều khoản chưa hợp lý để đảm bảo quyền lợi. Đây là cách tiết kiệm chi phí phát sinh không đáng có.
Thiên Nam Building tổng hợp và chia sẻ.
